All’interno della maggior parte delle organizzazioni private e pubbliche, la figura professionale incaricata dell’amministrazione aziendale è da sempre fondamentale e tuttora molto richiesta sul mercato del lavoro. Per questo i corsi di amministrazione e segreteria qui selezionati vogliono essere una guida efficace all’acquisizione delle competenze indispensabile per svolgere tutte le delicate mansioni che spettano a chi riveste questo ruolo.
Di che cosa si occupa la segretaria?
La segretaria è la figura di riferimento per ogni questione amministrativa e gestionale all’interno delle piccole e grandi aziende, in qualità di segretaria di direzione, o degli studi dei liberi professionisti, come medici e avvocati.
I suoi principali compiti riguardano la gestione e lo smistamento delle telefonate e della posta, l’attività di front office (accoglienza al desk di ricevimento, erogazione di informazioni ecc.) e di back office (gestione degli archivi, organizzazione dell’agenda appuntamenti e delle pratiche amministrative ecc.).
Deve quindi mostrare affidabilità, spirito organizzativo, precisione e puntualità, nonché ottime capacità relazionali, conoscenze linguistiche e informatiche.
Dopo un certo periodo di pratica, la segretaria può acquisire un maggior livello di professionalità, diventando assistente personale del suo superiore, per il quale dovrà occuparsi anche della stesura di testi quali documenti, lettere, presentazioni.
Quali requisiti deve avere una segretaria?
- Saper gestire le comunicazioni in entrata e in uscita (posta e protocollo), utilizzando nel modo corretto le diverse funzionalità del centralino e i sistemi per il back up e l’archiviazione
dei dati, nonché i software per la posta elettronica, la strumentazione a supporto dell’attività dell’ufficio (stampanti professionali, fax, fotocopiatrice). - Saper redigere lettere commerciali, avendo acquisito nozioni di organizzazione aziendale e norme redazionali di corrispondenza, e utilizzando software per l’elaborazione di testi (Word o analoghi) con una forte padronanza della lingua italiana.
- Saper effettuare il trattamento di documenti amministrativo-contabili, applicando le proprie conoscenze in materia di economia, amministrazione e contabilità aziendale nella stesura di documenti di acquisto o vendita, e utilizzando i software per la stesura del foglio elettronico (Microsoft Excel, Lotus 123 o analoghi) e quelli per la gestione amministrativa e la gestione del database (Access o analoghi).
- Organizzare riunioni di lavoro e trasferte del personale, mostrando capacità di pianificazione delle attività.
- Effettuare l’archiviazione di documenti, conoscendo a fondo la normativa in materia di tutela della privacy e applicando le tecniche di classificazione documentale e le procedure di protocollazione.
Frequentando uno dei corsi di amministrazione e segreteria qui selezionati è possibile acquisire le abilità utili all’esercizio della professione.
