Event planner: organizzare gli eventi come strumento di business

Negli ultimi tempi il settore dell’organizzazione di eventi è in grande crescita. Infatti sempre di più vengono richieste figure professionali per organizzare e realizzare al meglio un evento, che sia festa, meeting, cerimonia ecc.
La figura dell’event planner così assume una rilevante importanza per tutti i clienti che hanno particolari richieste nella realizzazione di avvenimenti di ogni tipo. Proprio per questo motivo, il mondo dell’event planning è ricco di figure sempre più diversificate: wedding planner, wedding coordinator, party planner ecc.

Accade molto di frequente però che il ruolo di event planner venga confuso con quello di event manager. Queste figure vengono considerate equivalenti, e perciò sono ritenute uguali le loro mansioni. È importante tuttavia distinguere queste due professioni: nonostante le competenze necessarie per svolgere entrambi i ruoli siano molto simili per un caso e per l’altro, è necessario tener presente che si tratta di due mansioni distinte. 

Per evitare la confusione, sia per chi desidera entrare nel mondo lavorativo dell’organizzazione di eventi, sia per chi è alla ricerca di una figura professionale per organizzare un avvenimento, che si genera quando si parla di questi due lavori vediamo qual è la differenza tra event planner ed event manager.

Che cos’è un event planner

L’universo dell’event planning è molto vasto: esso comprende tutti i ruoli che si occupano di organizzazione e di pianificazione eventi.
Ma, nello specifico, che cos’è un event planner?
Con questo termine si indicano in generale tutti i professionisti che organizzano eventi di qualsiasi tipo, dalle feste private agli eventi aziendali. Chi ricopre questo ruolo quindi può essere specializzato per un determinato tipo di settore: è il caso ad esempio del wedding planner che si occupa di tutta la pianificazione delle nozze.
Inoltre questa figura interagisce direttamente col il cliente che gli commissiona il lavoro. Dunque, che cosa fa l’event planner?

Il professionista, dopo aver identificato le esigenze del cliente, si occupa principalmente di:

• definire il progetto e tutte le fasi di sviluppo;
• elaborare un budget di spesa;
• selezionare il tema e successivamente il luogo dell’evento;
• gestire i rapporti con i fornitori esterni;
• curare l’allestimento degli spazi;
• coordinare ogni fase durante la realizzazione e lo svolgimento dell’evento.

Perciò tutte le figure professionali che rientrano nel più grande settore dell’event planning seguono ogni aspetto dell’evento e sono a stretto contatto con il cliente.

Cosa fa un event manager

Come si diceva, le competenze che ogni buon event planner ed event manager deve possedere non sono così diverse per uno o l’altro ruolo: dinamicità, ottime doti comunicative, spiccato senso organizzativo e flessibilità, per citarne alcune.

A differenza dell’event planner, l’event manager non risponde direttamente al cliente, ma all’azienda per la quale lavora. Quindi, non è incluso nel più ampio settore dell’event planning, ma è ad esso attiguo. In generale, questa figura gestisce il progetto ideato da terzi e affidatogli dall’azienda in cui è inserito. Così il professionista lavora in strutture aziendali: si occupa di fornire tutta l’assistenza necessaria al cliente, ma entro una disponibilità di servizi già stabiliti dall’impresa.

Vediamo allora le principali mansioni dell’event manager:

• gestione delle prenotazioni all’evento;
• gestione dei piani di emergenza;
• gestione delle norme sanitarie e di sicurezza;
• gestione del personale;
• monitoraggio dell’evento.

Anche se gli event planner e gli event manager possono lavorare insieme, in definitiva le differenze riguardano:

• le tipologie del committente del lavoro: privato o azienda;
• gli aspetti di cui le due figure si occupano: pianificazione o gestione.

Come diventare event planner o event manager

Per diventare event planner o event manager è necessaria una formazione a livello professionale, mirata ad acquisire gli strumenti e le competenze per poter svolgere al meglio questo ruolo. In tutta Italia vengono organizzati corsi di organizzazione eventi, finalizzati a formare professionisti in grado di ideare, pianificare e gestire tutte le fasi che portano alla realizzazione di un evento.