L’organizzatore di eventi è la figura chiave di ogni tipo di grande avvenimento, celebrazione o ricevimento che voglia distinguersi per la perfetta orchestrazione delle parti coinvolte, dall’utilizzo della location alla gestione dei partecipanti. Il tutto finalizzato all’impeccabile riuscita di un evento memorabile, proporzionato alle richieste e alle necessità dei committenti. Frequentare i corsi di organizzazione eventi è il modo migliore per iniziare a conoscere i meccanismi che regolano un’attività professionale così versatile e dinamica, imparando a mantenere il controllo su ogni singolo aspetto senza trascurare i dettagli.
- Cosa fa un organizzatore di eventi?
- Qual è la differenza tra Party Planner ed Event Manager?
- Lavorare come organizzatore di eventi
- Come aprire un’agenzia di organizzazione eventi
- Come diventare organizzatore di eventi
- I corsi di organizzazione eventi suddivisi per regione
Cosa fa un organizzatore di eventi?
Il primo compito di un organizzatore di eventi è quello di incontrare direttamente i committenti per individuarne bisogni, esigenze e aspettative rispetto a quanto si vuole realizzare.
Una volta stabiliti alcuni parametri, si passa ad analizzare le risorse disponibili, si definiscono le tempistiche e viene scelto il concept principale dell’evento in questione.
Ecco le principali mansioni che spettano all’organizzatore di eventi:
- Ipotizza soluzioni in base alle esigenze individuate. Ne valuta la fattibilità anche attraverso azioni di fundraising e costituzione di partnership (nel caso di eventi di grandi dimensioni).
- Definisce il progetto, le sue diverse fasi di sviluppo, le risorse economiche, materiali e umane necessarie alla sua realizzazione.
- Identifica i prodotti complementari utili alla buona riuscita dell’evento.
- Cura l’organizzazione dell’allestimento degli spazi.
- Si occupa dell’attivazione delle convenzioni e dei contratti con tutti i consulenti e il personale impiegato per l’evento (finanziatori, artisti, tecnici, fornitori di materiali). Provvede inoltre all’attivazione di accordi e incarichi con organizzazioni esterne.
- Coordina ogni fase durante la realizzazione dell’evento.
- Si occupa di organizzare e gestire la campagna promozionale utilizzando tutti i canali disponibili per raggiungere il target prescelto o appoggiandosi a società di comunicazione esperte.
Il termine organizzatore/organizzatrice di eventi è un appellativo generico: di solito si usa per indicare tutte le figure che in generale si occupano di pianificare piccoli o grandi avvenimenti. Questo ruolo a volte viene confuso con quello di party planner o di event manager, ma bisogna distinguere queste due figure, perché distinte sono le aree di competenza a loro affini.
Qual è la differenza tra Party Planner ed Event Manager?
Se immaginassimo il settore dell’organizzazione di eventi come un grande insieme, il ruolo del Party planner sarebbe contenuto al suo interno, mentre quello dell’Event manager sarebbe un insieme a parte.
In particolare:
- Diventare party planner significa pianificare, gestire e coordinare le feste a tema. Il party planner si occupa quindi della scelta della location e del suo allestimento, delle decorazioni, del menù e della definizione del tema stesso della festa.
- L’Event manager lavora per un’azienda ed è impegnato a gestire e seguire un progetto ideato da altri. Dunque organizza e sviluppa eventi su larga scala, dalle cerimonie ai festival, in base a una serie di servizi decisi dall’azienda per cui lavora.
Le differenze fondamentali tra questi due ruoli quindi riguardano principalmente il tipo di evento che organizzano (di piccola portata, nel primo caso, a più ampio raggio nel secondo caso) e il committente che affida loro i lavori (privato per il party planner, azienda per l’event manager).
Lavorare come organizzatore di eventi
Chi svolge questa professione lavora attraverso un contratto a tempo determinato o con un contratto di collaborazione. In particolare, si trova all’interno di una rete comunicativa in cui svolge il compito di mediatore tra committenti, creatori, enti pubblici ecc. L’attività si svolge principalmente in ufficio ed è supportata da strumenti informatici, ma sono frequenti gli spostamenti sul territorio per la fase di organizzazione e di realizzazione dell’evento.
Come aprire un’agenzia di organizzazione eventi
Se si vuole aprire un’agenzia di organizzazione eventi, bisogna considerare che gran parte del lavoro si svolge via web e inizialmente non richiede grossi investimenti in quanto l’attività si può avviare da casa
Ecco i principali passi da compiere per aprire un’agenzia di organizzazione eventi:
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- Scegliere specifiche tipologie di eventi (matrimoni, feste per bambini, ecc.).
- Decidere il brand e creare un sito internet, avendo presente che esso rappresenta la propria vetrina. Dunque deve essere realizzato a livello grafico e contenutistico coerentemente all’idea che si vuole offrire della propria attività.
- Cercare clienti: la fase della campagna pubblicitaria è fondamentale. È indispensabile che il proprio sito sia ottimizzato per i motori di ricerca, ma non bisogna nemmeno sottovalutare la pubblicità offline: volantini, annunci sui giornali o in radio possono essere strumenti ancora validi per attirare clienti.
- A livello burocratico, per avviare un’attività di organizzazione eventi bisogna aprire la partita iva, iscriversi alla camera di commercio e all’Inps, e infine richiedere la SCIA (Segnalazione certificata inizio attività) al comune.
- Scegliere specifiche tipologie di eventi (matrimoni, feste per bambini, ecc.).
Ma come si diventa organizzatore di eventi, e quali caratteristiche deve avere chi vuole svolgere questa professione?
Come diventare organizzatore di eventi
L’organizzatore di eventi è una persona che, per sue naturali caratteristiche, ha un ottimo senso dell’organizzazione e una spiccata propensione per la comunicazione. Chi vuole intraprendere questo percorso deve essere particolarmente predisposto a svolgere un lavoro che richiede lucidità, prontezza e pazienza nelle varie fasi di ideazione, progettazione e allestimento. Inoltre, quanto più sarà vivace la curiosità e l’interesse verso i più moderni fenomeni mondani, tanto più l’anima dell’evento risulterà intrisa di energia ed emozione.
Fondamentale è poi garantire la partecipazione attiva e costante del pubblico, che deve trovarsi nella condizione più agevole per recepire il messaggio che l’evento stesso vuole trasmettere attraverso tutti i suoi particolari.
Un importante supporto all’organizzatore di eventi viene anche da altre figure a lui affini. Web designers, copywriters, grafici sono tutti professionisti in grado di dare forma a un’idea con creatività e gusto estetico.
L’esperienza nel settore di organizzazione eventi si acquisisce sul campo, ma è necessaria una formazione professionale precisa. Nello specifico:
- Si può intraprendere un percorso universitario afferente al settore della comunicazione: Scienze del turismo o Scienze della comunicazione.
- Si possono frequentare corsi professionali, scegliendo il settore al quale si è più interessati: corso per party planner, corso per event manager, corso per diventare wedding planner… Gli argomenti affrontati nelle lezioni riguardano i fondamenti del marketing e della comunicazione, finalizzati ad acquisire competenze per gestire ed organizzare tutti i vari aspetti che portano ad allestire un evento.
I corsi di formazione di organizzazione eventi qui proposti forniscono una preparazione completa su ogni aspetto riguardante le fasi che portano alla realizzazione pratica di grandi idee per qualsiasi tipo di avvenimento.
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